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Conditions générales d’utilisation de Xcontact

Définition et objet de Xcontact

Xcontact (ci-après dénommé « le Service ») est un portail de téléservices mis à disposition des collectivités par la société SPL-Xdémat.

Le Service offre notamment les fonctionnalités suivantes :

  • La mise à disposition de l’usager d’un ensemble de téléservices lui permettant d’accomplir des démarches administratives en ligne et de procéder au suivi de ses démarches,
  • La création et la gestion d’un compte personnel unique pour toutes ses démarches en ligne effectuées auprès d’une des collectivités utilisatrice du portail Xcontact.

Par «usager», il convient d’entendre les usagers individuels, les usagers professionnels et les associations.

La liste des démarches administratives en ligne est accessible depuis la page d’accueil du Portail Xcontact. Les démarches administratives sont classées par grandes rubriques thématiques.

L’usager peut effectuer des démarches administratives en ligne en :

  • Renseignant un formulaire de dépôt de demande d’information ou d’envoi de dossier lié à une démarche administrative,
  • Joignant les pièces justificatives nécessaires au traitement de sa demande, le cas échéant,
  • Transmettant sa demande par voie électronique à la collectivité concernée.

Le compte personnel permet à l’usager de suivre le déroulement des démarches engagées auprès de collectivités différentes.

L’utilisation du Service est facultative et gratuite. L’usage de la langue française y est obligatoire (article L. 111-1 du Code des relations entre le public et l’administration).

Ce Service ne permet pas de déposer régulièrement une démarche exclue du droit de saisine électronique par décret ni d’effectuer une démarche pour laquelle un téléservice dédié existe.

Lorsqu’un téléservice dédié à une démarche administrative précise et ouverte au droit de saisine électronique n’existe pas, ce formulaire de dépôt de demande est la voie unique de saisine par voie électronique de la collectivité conformément à l’article L.112-9 du Code des relations entre le public et l’administration.

La saisine de la collectivité par le Service vaut lettre recommandée au sens de l’article L. 112-15 du Code des relations entre le public et l’administration. Lorsque la collectivité doit notifier un document à l’usager par lettre recommandée, cette formalité peut être accomplie par voie électronique après accord exprès de l’usager (article L. 112-15 du Code des relations entre le public et l’administration).

Le droit de saisine électronique ne s’applique pas aux envois abusifs, notamment par leur nombre, leur caractère répétitif ou systématique, ou les envois susceptibles de porter atteinte à la sécurité des systèmes d’information.

Les conditions d’utilisation du Service s’inscrivent dans le cadre de l’article L. 112-9 du Code des relations entre le public et l’administration et s’imposent à tout usager du service.

L’utilisation du Service est subordonnée à l’acceptation par l’usager des présentes conditions d’utilisation, et, le cas échéant, des conditions spécifiques propres à chacune des démarches administratives proposées.

Compte personnel

Lors de sa première demande, l’usager créé un compte personnel en complétant les renseignements demandés dans le formulaire d’inscription et fournit une adresse électronique valide lors de son inscription. Cette adresse est utilisée pour les échanges avec l’usager et notamment l’envoi de toute réponse relative à la demande, le cas échéant. L’usager s’engage à renseigner tous les champs obligatoires du formulaire et à communiquer des informations exactes, complètes et à jour.

Il existe 3 catégories de comptes utilisateurs : le compte usager « particulier », le compte usager « association » et le compte usager « entreprise ».

Les informations contenues dans le compte personnel sont gérées directement par l'usager : il peut à tout moment les modifier ou les supprimer. Hors cas prévus par la loi, seul l’usager peut accéder aux données contenues dans son espace personnel.

L’utilisation du compte personnel est placée sous le contrôle et la responsabilité de l’usager. Toute connexion, demande ou transmission de données effectuées à partir de ce dernier est réputée l’avoir été par l’usager et sous son entière responsabilité, la société SPL-X-démat ou la collectivité saisie ne pouvant être tenues pour responsable des dommages éventuellement causés par l’utilisation du mot de passe par une personne non autorisée. L’usager s’engage à avertir immédiatement la société SPL-Xdémat de toute utilisation non autorisée de ses informations (assistance@spl-xdemat.fr).

Les données personnelles usuelles enregistrées (nom, prénom, adresse, mot de passe) peuvent être modifiées par l’usager. Ces informations usuelles sont utilisées pour pré-remplir les formulaires nécessaires aux démarches administratives.

Le mot de passe attribué par le Service lors de l’activation du compte peut être modifié à tout moment par l’usager.

Le mot de passe doit être composé de 8 caractères au minimum et d’au moins quatre types de caractères différents (majuscule, minuscule,chiffre et caractère spécial). Le mot de passe doit être choisi par l’usager de façon qu’il ne puisse pas être deviné par un tiers. L’usager s’engage à en préserver la confidentialité.

L’usager doit conserver son identifiant et son mot de passe qui lui seront utiles pour tout accès à son compte personnel.

En l'absence de connexion de l'usager à son compte pendant une durée de trente-six mois, celui-ci est fermé et l'ensemble de son contenu détruit. Trois messages d'information sont au préalable envoyés à l'usager, respectivement un an, deux mois et sept jours avant la suppression du compte.

La société SPL-Xdémat se réserve le droit de résilier, sans préavis ni indemnité d’aucune sorte, tout compte personnel faisant l’objet d’une utilisation illicite ou frauduleuse ou contraire à l’objet défini dans les présentes conditions générales d’utilisation.

Fonctionnement du service

Pour accéder au Service, l’usager doit avoir activé son compte personnel.

L’usager s’identifie avec son adresse électronique et son mot de passe ou peut choisir de recourir à l’identification par la fédération d’identité « France Connect ».

Après avoir sélectionné la collectivité concernée puis sa démarche administrative, l’usager peut, selon les cas de figures :

  • remplir en ligne le formulaire, y joindre éventuellement les pièces justificatives nécessaires au traitement de sa demande, valider sa demande et la transmettre par voie électronique,
  • imprimer le formulaire (formulaires cerfa), le compléter, le numériser ainsi que les éventuelles pièces justificatives nécessaires au traitement de sa demande et le transmettre par voie électronique,
  • être orienté vers un téléservice dédié.

La validation du formulaire par l’usager vaut signature et transmission de celui-ci.

Après transmission, un accusé d’enregistrement de la demande est immédiatement envoyé à l’adresse électronique fournie ; si cet accusé n’est pas reçu, l’usager doit considérer que sa demande n’a pas été prise en compte. Avant de la reformuler, l’usager doit vérifier la validité et le bon fonctionnement de son adresse électronique.

L’usager reçoit à l’adresse électronique fournie l’accusé de réception prévu par l’article L.112-2 du Code des relations du public avec l’administration.

Postérieurement à sa demande initiale, l’usager peut compléter sa demande en remplissant en ligne un nouveau formulaire ou, sur l’invitation du service en charge de sa demande, en transmettant des pièces complémentaires, via le portail Xcontact.

La collectivité peut adresser sa réponse à l’adresse électronique fournie par l’usager ou se réserver le droit de répondre par voie postale.

Caractéristiques techniques

L’utilisation du Service requiert une connexion et un navigateur internet. Le navigateur doit être configuré pour autoriser les cookies de session et JavaScript activé. Afin de garantir un bon fonctionnement du Service, il est conseillé d’utiliser les versions de navigateurs suivantes :

  • Firefox version 31 et supérieure,
  • Safari version 7 et supérieure,
  • Internet Explorer version 9 et supérieure,
  • Google Chrome version 35 et supérieure.

La taille maximum par envoi ne peut excéder 5Mo par document (formulaire, pièces justificatives), sans limitation du nombre de documents.

Les formats autorisés pour les documents joints à l’appui d’une demande sont les suivants :

  • PDF
  • JPG
  • PNG

Disponibilité et évolution du service

Le Service est disponible 7 jours sur 7, 24h sur 24. La Société SPL-Xdémat se réserve toutefois la faculté de faire évoluer, de modifier ou de suspendre, sans préavis, le Service pour des raisons de maintenance ou pour tout autre motif jugé nécessaire. L’indisponibilité du Service ne donne droit à aucune indemnité. En cas d’indisponibilité du Service, l’usager en est informé ; il est alors invité à effectuer sa démarche ultérieurement.

Les termes des présentes conditions d’utilisation peuvent être amendés à tout moment, sans préavis, en fonction des modifications apportées au Service, de l’évolution de la législation ou de la réglementation, ou pour tout autre motif jugé nécessaire.

Informatique et libertés

Les informations fournies par l’usager sont à l’usage exclusif des agents habilités à instruire les demandes reçues par saisine par voie électronique en raison de leurs fonctions ou pour les besoins du service et dans la limite de leurs besoins d’en connaître.

Le responsable de traitement s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires, au regard des moyens techniques dont il dispose, permettant de garantir la sécurité et la confidentialité des informations fournies par l’usager.

Le portail Xcontact de démarches administratives en ligne est conforme au référentiel général de sécurité (RGS)

La société SPL-Xdemat et les collectivités qui utilisent le portail Xcontact s’engagent à n’opérer aucune commercialisation des informations et documents transmis par l’usager et à ne pas les communiquer à des tiers, en dehors des cas prévus par la loi ou dans le cas d’une démarche faite à la demande de l’usager.

Le portail Xcontact de démarches administratives en ligne a fait l’objet d’une déclaration à la CNIL de conformité à l’acte réglementaire unique 030 autorisant la mise en œuvre par les collectivités territoriales, les établissements publics de coopération intercommunale, les syndicats mixtes, les établissements publics locaux qui leur sont rattachés ainsi que les groupements d’intérêt public et les sociétés publiques locales dont ils sont membres de traitements automatisées de données à caractère personnel ayant pour objet la mise à disposition des usagers d’un ou plusieurs téléservices de l’administration territoriale.

Catégories de données à caractère personnel enregistrées

Pour la gestion de l’accès au Service :

  • L’identifiant de connexion de l’usager (adresse électronique),
  • Le mot de passe,
  • Le numéro de téléphone portable de l’usager, s’il choisit ce mode d’accès.

Pour l’utilisation du compte personnel et permettant le pré-remplissage des formulaires :

  • L’identité de l’usager (dans le cas d’une association ou d’un professionnel, son représentant)
  • Les coordonnées postales, téléphoniques et électroniques

Pour l’accomplissement des démarches administratives en ligne :

  • Les informations ou catégories d’informations à caractère personnel strictement nécessaires à l’accomplissement des démarches administratives et prévues par un texte législatif ou réglementaire.

Pour la partie relative à la conservation des documents et pièces justificatives :

  • Les données à caractère personnel contenues dans ces documents et nécessaires à l’accomplissement des démarches

Pour la traçabilité :

  • L’adresse IP de l’usager,
  • Les dates et heures de validation par les usagers des démarches administratives

Droit d’accès, de modification et de rectification

Conformément aux articles 39 et suivants de la loi informatique et libertés n°78-17 du 6 janvier 1978, l’usager bénéficie d’un droit individuel d’accès, de rectification et de suppression des données le concernant. Cette demande peut être adressée par voie électronique (depuis le compte personnel de l’usager) ou postale à la collectivité auprès de laquelle la demande a été formulée.

Engagements et responsabilité

L’usager du Service s’engage à ne fournir, dans le cadre de l’utilisation du Service, que des informations exactes, à jour et complètes. Dans l’hypothèse où l’usager ne s’acquitterait pas de cet engagement, la collectivité se réserve le droit de suspendre ou résilier la démarche administrative, sans préjudice des éventuelles actions en responsabilité pénale et civile qui pourraient être engagées à son encontre. Il est rappelé que toute personne procédant à une fausse déclaration pour elle-même ou pour autrui s’expose, notamment, aux sanctions prévues à l’article 441-1 du Code Pénal, prévoyant des peines pouvant aller jusqu’à trois ans d’emprisonnement et 45 000 euros d’amende.

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