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Le certificat électronique

Xfluco, transmission des flux comptables

Xactes, le Contrôle de légalité

  • La télétransmission au contrôle de légalité : un gain de temps et d'argent ?
    En transmettant vos actes au contrôle de légalité par voie électronique :
    • Vous gagnez un temps précieux : retour du contrôle de légalité quelques minutes après l'envoi des documents !
    • Vous réalisez des économies : aucun déplacement ou aucun envoi postal à effectuer.
  • Quels sont les pré-requis techniques pour pouvoir télétransmettre au contrôle de légalité ?

    Pour la télétransmission au contrôle de légalité, il est nécessaire de disposer d'un certificat électronique, la SPL peut vous en fournir un... Pour cela, il vous suffit de faire une demande en cliquant ici ! Vous devrez ensuite remplir le dossier qui vous aura été transmis par mail.


    ATTENTION : une fois ce dossier transmis, vous pourrez obtenir votre certificat sous environ 10 jours. Vous devez donc anticiper sa demande. D'autant que vous devrez aller chercher vous-même ce certificat au sein du service dédié de votre Département. Compte tenu de son degré de sécurité, ce certificat ne peut en effet être remis qu'en face à face après vérification de votre identité.


    NOTA : sauf exception liée à la qualité de son détenteur, ce même certificat pourra également vous permettre de recevoir des plis électroniques sur Xmarchés pour vos consultations d'un montant égal ou supérieur à 90 000 € HT...

  • Comment être averti chaque fois que je reçois un Accusé Réception de la préfecture ?

    Une fois connecté sur l'application Xactes, vous allez dans le Menu 'Mes préférences', il suffit alors de cocher la boîte vous proposant de recevoir un mail à chaque acquittement de la préfecture.

  • La télétransmission des actes budgétaires

    Dans le cadre de la télétransmission des actes soumis au contrôle de légalité, et plus particulièrement des actes budgétaires, il peut être obligatoire de transférer, parallèlement à votre acte budgétaire, une délibération s'y rapportant. Veillez à bien contrôler cette obligation ou non obligation dans la convention que vous avez signée avec votre représentant de l'Etat.

  • Actes budgétaires

    Dans le cadre de la télétransmission des actes soumis au contrôle de légalité, et plus particulièrement des actes budgétaires, il vous est possible de télétransmettre un document de type .xml, .pdf ou .jpg.


    Concernant le type .pdf

      Pré-requis : avoir l'imprimante virtuel PdfCreator installée sur le poste.
      JVS : disponible uniquement sur les gammes OnLine
      Segilog : disponible sur toutes les versions.


    Concernant le type .xml

      JVS : Horizon OnLine 1.3 E ou Millésime OnLine 1.2N
      Segilog : disponible sur toutes les versions.


    Concernant le type .jpg

      C'est un document de type image, qui peut être généré par un photocopieur suite au scan d'un document.


    Téléchargement du logiciel TOTEM : http://odm-budgetaire.org/.

Xmarchés

  • Vous devez passer un marché public d'un montant estimé égal ou supérieur à 90 000 euros HT, quelles sont vos obligations en matière de dématérialisation ?
    Vous êtes OBLIGES :
    • de publier votre Dossier de Consultation des Entreprises sur un site internet appelé profil d'acheteur pour permettre aux entreprises d'y accéder et de le télécharger.
    • de permettre aux entreprises de répondre de manière électronique. ATTENTION, pour remplir cette obligation, il faut impérativement que vous possédiez un certificat électronique avant le lancement de votre consultation... la SPL peut vous en fournir un... Pour cela, il vous suffit de faire une demande en cliquant ici ! Vous devrez ensuite remplir le dossier qui vous aura été transmis par mail. ATTENTION : une fois ce dossier transmis, vous pourrez obtenir votre certificat sous environ 10 jours. Vous devez donc anticiper sa demande et ne pas attendre le jour du lancement de votre consultation pour le demander. D'autant que vous devrez aller chercher vous-même ce certificat au sein du service dédié de votre Département. Compte tenu de son degré de sécurité, ce certificat ne peut en effet être remis qu'en face à face après vérification de votre identité.
    NOTA : sauf exception liée à la qualité de son détenteur, ce même certificat pourra également vous permettre de télétransmettre vos actes au contrôle de légalité, ou la signature de vos flux comptables...
  • Comment publier votre annonce de marché public automatiquement sur le site du BOAMP ou du JOUE ?
    Nouveau service ! Vous souhaitez publier votre annonce de marché public automatiquement sur le site du BOAMP ou du JOUE sans avoir à tout re-saisir ? C'est très simple :
    • Configurez vos préférences BOAMP afin d'optimiser vos saisies récurrentes
    • Cliquez sur le bouton 'Transmettre au BOAMP' désormais disponible sur la liste de vos consultations.

Administration

  • Comment donner un accès à la plate-forme de dématérialisation à votre maître d'oeuvre pour lui permettre de mettre en ligne pour votre compte, une consultation ?
    Vous souhaitez que votre maître d'oeuvre mette en ligne sur la plate-forme de dématérialisation xmarchés, la consultation qu'il a préparé pour votre collectivité. Comment faire ?
    • Il convient tout d'abord de ne surtout pas lui fournir le code et le mot de passe de votre collectivité. Cela lui donnerait accès à l'ensemble des services mis à votre disposition par la SPL ainsi qu'à terme à des informations confidentielles tels que les arrêtés signés via le parapheur électronique ou les flux comptables télétransmis. Il pourrait par ailleurs modifier votre paramétrage.
    • Pour lui donner un accès plus limité à la plate-forme xmarchés, rien de plus simple : il suffit de cliquer sur [Enregistrer un nouvel utilisateur] pour demander la création d'un compte utilisateur temporaire. Ce compte sera créé dans la journée et le maître d'oeuvre recevra directement à l'adresse mail que vous aurez indiqué, un message électronique lui communiquant son code et son mot de passe pour mettre en ligne votre consultation... Ce code et ce mot de passe lui permettront de suivre l'ensemble de la procédure (téléchargement de DCE, additifs éventuels...). Mais attention, il ne pourra pas ouvrir les éventuels plis électroniques reçus dans la mesure où cette opération (déchiffrement) ne peut s'opérer que par le biais de votre certificat électronique et de votre login, cet outil vous est personnel et ne doit en aucune manière leur être transmis.
  • Comment récupérer mes factures en ligne ? Comment savoir si vous avez reçu mon paiement ?

    Pour récupérer vos factures, allez dans Xmanager et cliquez sur "Je souhaite télécharger mes factures".
    Vous y retrouverez toutes vos factures depuis votre adhésion ainsi que les notifications de paiement.

  • Règles de confidentialité

    La SPL-XDemat s'engage à respecter les obligations suivantes et à les faire respecter par son personnel :

    - ne prendre aucune copie des documents et supports d'informations qui lui sont confiés, à l’exception de celles nécessaires à l’exécution des présentes prestations prévues à la convention de prestation intégrée

    - ne pas utiliser les documents et informations traités à des fins autres que prévues dans les fonctionnalités des services prévues par la société

    - ne pas divulguer ces documents ou informations à d'autres personnes, qu'il s'agisse de personnes privées ou publiques, physiques ou morales

    - prendre toutes mesures permettant d'éviter toute utilisation détournée ou frauduleuse des fichiers informatiques

    - prendre toutes mesures de sécurité, notamment matérielle, pour assurer la conservation et l’intégrité des documents et informations

    - et en cas de sortie de la société SPL-Xdemat en tant qu’actionnaire, de procéder à la restitution de tous fichiers manuels ou informatisés stockant les informations saisies

CNIL

  • La CNIL : mode d'emploi

    Au quotidien, les collectivités ont de plus en plus recours aux outils informatiques pour gérer les services dont elles ont la compétence. Afin de vous aider dans vos déclarations, la société SPL-Xdemat met à votre disposition un guide utilisateur que vous pouvez télécharger en cliquant ici.

  • Faut-il déclarer les listes électorales de ma commune?

    Les traitements qui ont pour finalité l'établissement et la mise à jour des listes électorales ainsi que l'édition de tout document nécessaire à l'exécution des opérations électorales sont dispensés de formalité de déclaration auprès de la CNIL (Délibération de la CNIL n°2008-116 du 20 mai 2008). La dispense de déclaration n'exonère pas le responsable de traitement de ses autres obligations prévues par la loi (information des personnes concernées et obligation de sécurité).

  • Comment faire mes déclarations ?

    Vous trouverez ci-dessous les guides des différents traitements à déclarer dans le cadre de l'utilisation des applications suivantes :
    - Guide Xactes
    - Guide Xconvoc
    - Guide Xmanager
    - Guide Xrecensement
    - Guide Xsip

Pour tout problème d'utilisation de la plateforme, merci de cliquer ici ou contacter le 03.25.42.51.79